Seit 2025 gelten Erhöhungen bei den dienstlichen Reisekosten
Per 1. Januar 2025 wurden bekanntlich das inländische Tages- und Nächtigungsgeld sowie das Kilometergeld erhöht. Das hat folgende steuerbefreiende Auswirkungen:
Nun können für Dienstreisen im Inland bis zu EUR 30,00 Tagesgeld, bis zu EUR 17,00 Nächtigungsgeld sowie ein Kilometergeld von bis zu EUR 0,50/km steuerfrei ausbezahlt werden.Dazu ist natürlich ein Bezug auf Dienstreisen nötig. Eine Dienstreise im Sinn des Einkommensteuergesetzes liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag eines Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) zur Durchführung dieses Auftrags verlässt oder dadurch so weit weg von seinem ständigen Wohnort arbeitet, dass ihm die tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann.
Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Tagesgeldern
Tagesgelder können bis zur Begründung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit steuerfrei gewährt werden. Eine Begründung eines weiteren Mittelpunkts ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die politische Gemeinde.
Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen:
a) Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) tätig und die Anfangsphase von fünf Tagen wird überschritten.
b) Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig tätig und überschreitet dabei eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr.
Wenn der Arbeitgeber über diese Anfangsphase hinaus Tages-/Nächtigungsgelder bezahlt, sind diese steuerpflichtig. Dies gilt nicht für Zahlungen von Tages- und Nächtigungsgeldern von Arbeitgebern für folgende Tätigkeiten:
Außendiensttätigkeit (z.B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste),
Fahrtätigkeit (z.B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers),
Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers,
Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz oder
vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde soweit der Arbeitgeber auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift (z.B. durch einen Kollektivvertrag) zur Zahlung von diesen verpflichtet ist.
Zusammenspiel mit lohngestaltenden Vorschriften
In einigen lohngestaltenden Vorschriften (z.B. Kollektivverträge) wurden die Reisekostenentschädigungen (derzeit noch) nicht geändert.
Zahlt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern für Dienstreisen gemäß der gesetzlichen Definition Reisevergütungen (Kilometergelder) bzw. Tages- und Nächtigungsgelder, sind diese nunmehr bis zum gesetzlich angeführten Höchstbetrag kein Entgelt und daher ohne Lohnsteuer auszuzahlen.
Zahlt der Arbeitgeber weniger als die oben angeführten Höchstbeträge an Reisekosten (z.B., weil der Kollektivvertrag nur eine Zahlung von z.B. EUR 26,40 Tagesgeld vorsieht), kann der Arbeitnehmer die Differenz zum Höchstbetrag im Rahmen einer Arbeitnehmerveranlagung geltend machen (so genannte „Differenzwerbungskosten“).
Zahlt der Arbeitgeber über die Anfangsphase hinaus für obige Tätigkeiten (z.B. die vorübergehend Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde), können steuerfreie Tagesgelder nur ausbezahlt werden, wenn dies in der lohngestaltenden Vorschrift vorgesehen ist. Die Zahlung ist nur insoweit steuerfrei, soweit der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift zur Zahlung verpflichtet ist.
Ist in der lohngestaltenden Vorschrift (z.B. im Kollektivvertrag) ein niedrigeres Tagesgeld als 30 EUR vorgesehen (z.B. EUR 26,40), ist die Zahlung nur bis zu diesem Betrag (z.B. besagte EUR 26,40) steuerfrei. Zahlt der Arbeitgeber freiwillig höhere Beträge (z.B. EUR 30,00), sind die über die im Kollektivvertrag vorgesehen Beträge (in diesem Beispiel EUR 3,60) steuerpflichtig. Ebenfalls steuerpflichtig sind Tagesgelder, die der Arbeitgeber über dem gesetzlichen Höchstbetrag (über EUR 30,00) ausbezahlt.
Im Unterschied zu Tages- und Nächtigungsgeldern kann der Arbeitgeber, auch wenn eine lohngestaltende Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) keinen oder einen geringeren Kostenersatz vorsieht, Kilometergeld bis zur Höhe des Höchstbetrages von EUR 0,50 pro Kilometer steuerfrei (maximal für 30.000 Kilometer) für Dienstreisen auszahlen.