Essensgutscheine als Steuerfalle?

Die Nichtbeachtung einiger Parameter und gesetzlicher Vorschriften durch den Unternehmer kann beim Thema „abgabenfreie Essensgutscheine“ rasch und schmerzhaft zu einer empfindlichen Steuerfalle werden…

An und für sich versteht man unter „Essensgutscheine“ (entweder in Papierform oder elektronisch wie z.B. mit einer Chipkarte) freie oder verbilligte Mahlzeiten, die ein Unternehmer den Dienstnehmern zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt. In der Regel sind diese Gutscheine sowohl in Hinsicht auf Sozialversicherung als auch auf Lohnsteuer abgabenbefreit.

Abgabenfrei sind also Gutscheine für Mahlzeiten bis zur Obergrenze von EUR 4,40 pro Arbeitstag. Dies allerdings nur wenn sie am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte (z.B. Betriebskantine, Gasthaus, Restaurant) zur dortigen Konsumation eingelöst werden bzw. eingelöst werden können.  Und auch zur Bezahlung von Lebensmitteln (die ein Dienstnehmer eigentlich mit nach Hause nehmen kann) können Gutscheine verwendet werden. Dann sind diese Gutscheine allerdings nur im Wert von EUR 1,10 pro Arbeitstag sozialversicherungs- und lohnsteuerbefreit.

Aber Achtung! Die Essensgutscheine zeitigen jedoch auch ein oft übersehenes Problem. Denn rechtlich wird zur Erlangung der Abgabenbefreiung vom Gesetzgeber verlangt, dass nur ein Gutschein pro Arbeitstag verwendet wird.

Werden also vom Dienstnehmer die Gutscheine gesammelt und z.B. für den Wocheneinkauf oder ein Essen (besonders an freien Tagen) im Restaurant verwendet, dann wäre dies ein „Sammeln der Gutscheine“ das dem Gesetz widerspricht und im Rahmen von GPLAs (d.h. der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben) dann zu hohen Abgabennachzahlungen führt! Diese Abgabennachzahlungen umfassen z.B. Sozialversicherungs- & Mitarbeitervorsorgekassenbeiträge oder Lohnnebenkosten a la Dienstgeberbeitrag, Zuschläge zum Dienstnehmerbeitrag und Kommunalsteuern.

Es ist von Arbeitgeberseite also sicherzustellen, dass Unternehmer nachweisen können, dass ihre Dienstnehmer wirklich nur jeweils einen  Gutschein pro Tag einlösen.

PS: Barzahlungen für Konsumation im Rahmen der Essensgutscheine (gegen Vorlage von Rechnungen) sind übrigens immer abgabenpflichtig!

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.