Die behördliche E-Zustellung ist Realität

Die behördliche E-Zustellung ist Realität

Wie schon als Kernthema in unserem Kanzleimagazin „CLEVER STEUERN“ (Ausgabe Nr. 52 – Sommer 2019) vorab verlautet, trat per 1. Januar 2020 das „Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden“ in Kraft. Hier noch eine Erinnerung und kurze Zusammenfassung der Fakten:

Bei der E-Zustellung handelt es sich simpel gesagt um ein zentrales elektronisches Postfach für den Empfang von behördlichen Nachrichten. Dieses Postfach ist kostenlos und steht sowohl Privatpersonen als auch Unternehmern zur Verfügung. Man kann dort seine Dokumente unmittelbar abrufen und muss sie daher nicht mehr persönlich in Empfang nehmen. Nachrichten über das Einlangen eines behördlichen Schriftstücks erhält man dann auf die hinterlegte E-Mail-Adresse und/oder per SMS auf das Mobiltelefon oder mobile Endgerät. Der Zugriff auf dieses E-Postfach erfolgt übrigens einfach mittels Handysignatur oder Bürgerkarte.

Den Stehsatz „Kein Recht ohne die Pflicht“ kann man aber auch gleich anmerken, denn als Unternehmer sind Sie nämlich unbedingt dazu verpflichtet, spätestens seit dem 1. Jänner 2020 an der elektronischen Zustellung teilzunehmen! Per Post sollen amtliche Dokumente nämlich nur mehr in Ausnahmefällen kommen. Ausnahmen gibt es aber natürlich auch für Unternehmer, nämlich für jene Kleinbetriebe, die wegen ihrer geringen Umsätze keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. Diese können sich ihre  Behördenbriefe weiterhin vom Briefträger bringen lassen. Und auch Schriftstücke an Firmen, denen die technischen Voraussetzungen fehlen, dürfen künftig noch den Weg über den Postkasten finden. In allen anderen Fällen ist die Teilnahme an der E-Zustellung jedoch verpflichtend!

Privatpersonen ist es hingegen weiterhin freigestellt, sich für eine der beiden Varianten zu entscheiden.

Der Weg zum E-Postfach

Unternehmer können über das Unternehmerserviceportal (usp.gv.at) auf ihre E-Post zugreifen. Um die Poststücke aus dem E-Postfach ( „Mein Postkorb“) abzuholen, müssen Sie zuvor allerdings einen so genannten „Postbevollmächtigten“ definieren. Diese Person hat dann die Möglichkeit, die Daten des Unternehmens zur E-Zustellung zu verwalten.

Aber Achtung: Die Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis erfolgte im Laufe des Jahres 2019 grundsätzlich automatisch. Wer also bereits „FinanzOnline“ und den „Elektronischen Rechtsverkehr“ (ERV) verwendet, wurde bereits ans Teilnehmerverzeichnis übermittelt. Darüber wurde man übrigens auch vorab informiert. PS: Im Falle des Falles sollten Sie den Empfang dieser Benachrichtigung überprüfen.

Abschließende Info für Privatpersonen: Privatpersonen erreichen ihr elektronisches Postfach einfach über das Bürgerserviceportal. Unter „Mein Postkorb“ können Sie Dokumente herunterladen, ansehen, weiterleiten, ausdrucken oder archivieren. Sobald ein neues Dokument einlangt, erfolgt vom jeweiligen Amt  eine Verständigung per E-Mail oder SMS.