Die Änderungen in der Personalverrechnung in 2023

In der Personalverrechnung kommt es 2023 zu einer Fülle von Änderungen und Adaptionen bei Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Lohnabgaben und mehr. Wir geben einen Überblick:

In Weiterführung von einigen Covid19-Maßnahmen trat die Phase 8 der Sonderbetreuungszeit per 1. Januar 2023 bis einschließlich 7. Juli 2023 in Kraft. Generelle Voraussetzung ist eine Betreuung daheim (z.B. Absonderung in Quarantäne abgesondert oder Aussetzung der Teilnahme am Präsenzunterricht). Die maximal mögliche Dauer beträgt insgesamt höchstens 3 Wochen je Arbeitnehmer. Während Ferien oder schulautonomer Tage kann jedoch keine Sonderbetreuungszeit vereinbart werden. Es gelten gleiche Voraussetzungen wie bei Phase 7 (nur Rechtsanspruchvariante, jedoch keine Vereinbarungsvariante).

Unser Tipp: Arbeitgeber können (allerdings ohne Lohnnebenkosten!) eine Entgeltrückerstattung von 100% binnen 6 Wochen nach Ende der Sonderbetreuungszeit (d.h. 7.7.2023) beantragen, die in Deckelung mit der Höchstbeitragsgrundlage vorgenommen wird.

Zudem wurde die Freistellung von Risikogruppen nunmehr bis 30. Juni 2023 verlängert.

Unser Hinweis: Arbeitgeber können bis spätestens 12.Juni 2023 eine Entgeltrückerstattung von 100% für den Zeitraum vom 1. Januar 2023 bis 30. April 2023 beantragen. Die Rückerstattung umfasst den Lohn inklusive der zugehörigen Lohnnebenkosten.

Auch die Kurzarbeit wurde bis 30. Juni 2023 verlängert. Allerdings wird es künftig nicht mehr möglich sein, Lehrlinge in die Kurzarbeit mit einzubeziehen. Diese sind nämlich in der neuen Verlängerung aus dem Förder-Personenkreis gestrichen worden. Zudem entfällt die bislang notwendige Bestätigung eines Steuerberaters in Hinsicht auf die wirtschaftliche Begründung. Ebenso gestrichen wurde ab 1. Januar 2023 der verpflichtende Urlaubskonsum für Kurzarbeitsprojekte.

Die steuerfreie Teuerungsprämie gibt es auch 2023

Unternehmen können auch 2023 ihren Mitarbeitern die Teuerungsprämie von bis zu EUR 3.000,- pro Arbeitnehmer lohnabgabenfrei und SV-frei ausbezahlen. Bis zur Höhe von EUR 2.000,-/Jahr ist die Abgabenfreiheit an keine Voraussetzungen geknüpft. Um die restlichen EUR 1.000,- auszuschöpfen, bedarf es jedoch einer lohngestaltenden Vorschrift. Zudem muss es sich um eine zusätzliche Zahlung (und KEINE  Gehaltsumwandlung) handeln.

Achtung!  Diese Prämie kann NICHT zusätzlich zur Mitarbeiterbeteiligung Anspruch genommen werden. Es gilt also ein gemeinsamer Höchstbetrag von EUR 3.000,-.

Unser Hinweis: Die gesonderte Ausweisung dieser Prämie ist am Dienstnehmerlohnkoto und am Jahreslohnzettel L16 unbedingt vorzunehmen.

E-Mobilität: Das ist steuerlich NEU

Zusätzlich zur bestehenden Möglichkeit von Arbeitnehmern, ein arbeitgebereigenes oder geleastes Fahrrad oder Kraftrad (mit einem CO2-Emissionswert von 0 Gramm/km) für nicht beruflich veranlasste Fahrten (inkl. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benützen, kommt es ab 1. Januar 2023 bei Privatnutzung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung überkollektivvertraglich gewährter Brutto-Geldbezüge NICHT mehr zu einem steuerpflichtigen Sachbezug. Allerdings ist eine Gehaltsumwandlung nur durch eine im Rahmen der Privatautonomie vorgenommenen Dienstvertragsänderung für die Zukunft (Brutto-Gehalts-/Lohnreduktion und Überlassung E-Fahrzeug) steuerlich anzuerkennen.

Unser Tipp: Mittels dieser Befreiung in der Sachbezugswerteverordnung wird die Bezugsumwandlung nun auch in Hinsicht auf die Sozialversicherung von der ÖGK anerkannt. Allerdings wird von der ÖGK auch darauf hingewiesen, dass sich die Vereinbarung der Bruttoreduktion auf entsprechende „Folgeansprüche“ wie Sonderzahlungen, Kranken- und Urlaubsentgelt sowie Mehrarbeits- und Überstundenentlohnung & Co durchschlägt.

In der Sachbezugswerteverordnung gibt es erstmals auch Regelungen bezüglich des unentgeltlichen Aufladens von E-Fahrzeugen beim Arbeitgeber. Wird das E-Fahrzeug (egal in welchen Besitzverhältnissen!) beim Arbeitgeber unentgeltlich aufgeladen, so ist ein Sachbezugswert von EUR 0 anzusetzen. Werden die Kosten des Aufladens von firmeneigenen Fahrzeugen vom Arbeitgeber ersetzt oder getragen, so ist kein geldwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis anzusetzen, wenn

1. Ein Nachweis der Kosten des Aufladens an einer öffentlichen Ladestation vorliegt, oder
2. die vom Arbeitnehmer verwendete Ladeeinrichtung eine Zuordnung der Lademenge zu diesem Kraftfahrzeug sicherstellt. Die Höhe des Kostenersatzes beträgt für 2023 übrigens 22,247 Cent/kWh.

Achtung! Das Aufladen eines E-Fahrzeugs das sich im Besitz des Arbeitnehmers befindet stellt im Gegensatz dazu jedoch einen beitrags- und steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Kleiner Tipp: Mittels Übergangsregelung besteht vom 1. Januar 2023 bis 31. Dezember 2025 die Möglichkeit, dass Arbeitgeber (z.B. wegen technischer Schwierigkeiten bei der Zuordnung der Lademenge zu bestimmten Fahrzeugen) statt der Strompreisberechnung einen abgabenfreien Pauschalersatz von bis zu EUR 30,-/Monat abgabenfrei auszahlen können.

Andere wichtige Neuerungen für 2023

Bei der Urlaubsersatzleistung bei vorzeitigem Austritt kommt es durch en EuGH-Urteil zu einer gravierenden Änderung. Gebührte bislang bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritts durch den Arbeitnehmer keine Urlaubsersatzleistung für einen allfälligen offenen Urlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr, so haben seit 1. Januar 2023 lt. EU-Recht Arbeitnehmer einen Anspruch. Daher gilt, dass ein europarechtlicher Mindesturlaubsanspruch (derzeit 4 Wochen) aus dem laufenden Urlaubsjahr zumindest zeitanteilig als Urlaubsersatzleistung zu vergüten ist, soweit dieser vorab noch nicht verbraucht wurde.

Unser Hinweis: Die Differenz zum EU-Mindestanspruch (also 1-2 Wochen) verfällt in Österreich weiterhin. Soweit keine Verjährung eintrat sind jedoch etwaige Resturlaubsansprüche aus abgelaufenen Urlaubsjahren zu vergüten.

Die Rechtslage in der Causa Pendlerpauschale trotz Öffi-Ticket hat sich per 1. Januar 2023 geändert. Nun kann das Pendlerpauschale neben einem gewährten Öffi-Ticket in der Höhe des Differenzbetrages berücksichtigt werden (d.h. Pendlerpauschale minus Öffi-Ticket-Wert).  Der Pendlereuro gebührt trotzdem in voller Höhe.

Ab 1. Januar 2023 kommt es zu einer Lohnsteuerfreistellung bei Arbeitgeberzuschüssen zum Carsharing. Dieser Zuschuss in Maximalhöhe von bis zu EUR 200,-/Jahr darf nur für Fahrzeuge mit einem CO2-Emissionswert von 0 Gramm/km erfolgen und muss direkt an den Carsharing-Anbieter oder in Form von Gutscheinen geleistet werden. Er wirkt sich NICHT nicht auf die Pendlerpauschale bzw. den Pendlereuro aus und ist auch von den Lohnnebenkosten befreit. ABER: Er ist sozialversicherungspflichtig!

Unser Tipp: Die Verpflichtung zur Erfassung dieses Zuschusses auf den Lohnkonten ist nach derzeitiger Rechtslage nicht vorgesehen.

Bei Arbeitgeberdarlehen (zinsenloser Kredit für einen Arbeitnehmer) die einen Freibetrag von EUR 7.300,- überschreiten, ist seit 1. Januar 2023 für den übersteigenden Betrag der Zinsersparnis ein Sachbezug anzusetzen. Laut neuer BMF-Verordnung beträgt der Zinssatz anno 2023 exakt 1%.

Eine Absenkung des Dienstgeberbeitrages ist schon ab 2023 möglich. Zwar wird er erst ab 1. Januar 2025 von derzeit 3,9% auf künftig 3,7% gesenkt, jedoch ist schon im Jahr 2023 (und 2024) eine Reduktion möglich, wenn dies ausdrücklich

1. im Kollektivvertrag, oder
2. in einer vom Kollektivvertrag ermächtigten Betriebsvereinbarung, oder
3. in der Dienstordnung der Gebietskörperschaften bzw. einer aufsichtsbehördlich genehmigten Dienstordnung der Körperschaften öffentlichen Rechts, oder
4. innerbetrieblich für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern

festgelegt ist. Diese Festlegungen können einseitig (und formlos) durch den Arbeitgeber selbst erfolgen (z.B. mittels interner Aktenvermerk durch zeichnungsberechtigte GF).  

Unser Tipp: Als Text bietet sich dazu an: „Gemäß § 41 Absatz 5a Ziffer 7 FLAG wird der Dienstgeberbeitrag für alle Dienstnehmer, für die der Beitrag zu entrichten ist, in den Jahren 2023 und 2024 mit 3,7 % der Beitragsgrundlage festgelegt.“ PS: Diese Festlegung kann für alle Mitarbeiter inkl. freie Dienstnehmer und Gesellschafter-Geschäftsführer erfolgen.

Sozialplanzahlungen (d.h. Abfertigungen, die im Rahmen von Sozialplänen bezahlt werden) sind seit 1. Januar 2023 als Betriebsausgabe abzugsfähig!

Abmilderung der kalten Progression ab 2023

Im Rahmen des Teuerungsentlastungspaket Teil II wurden per 1. Januar 2023 die Tarifstufen der Einkommensteuer und Lohnsteuer inflationsbedingt angepasst. Es gelten nun folgende Tarifstufen:

Einkommen bis EUR 11.693,- = 0%

Einkommen ab 11.693,- bis EUR 19.134,-  = 20%

Einkommen ab 19.134,- bis EUR 32.075,-  = 30%

Einkommen ab 32.075,- bis EUR 62.080,-  = 41%

Einkommen ab 62.080,- bis EUR 93.120,-  = 48%

Einkommen ab 93.120,- bis EUR 1,000.000,-  = 50%

Einkommen über EUR 1,000.000,- = 55%

Unser Tipp: Da sich ab 1. Januar 2024 die 3. Tarifstufe von 41% auf 40% senkt und die Tarifstufen weiter an die Inflation angepasst werden sollen, kann es steuerlich vorteilhaft sein, Einkünfte gegen Jahresende 2023 ins Jahr 2024 zu verschieben.

Internationale News in der Personalverrechnung

Bei „Inbound-Überlassungen“ trat eine neue Regelung für die Besteuerung in Kraft. Die 20%ige Abzugssteuer bei Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich ist nun zu administrieren und dient der Sicherstellung der Besteuerung der Einkünfte der überlassenen Arbeitskräfte. Österreich hat kein Besteuerungsrecht an den Einkünften und ist dieser mangels Betriebsstätte auch nicht zur Lohnsteuerabfuhr in Österreich verpflichtet. Bei Fragen dazu stehen wir gerne zur Verfügung.

Neue Sozialversicherungsvereinbarung mit Deutschland

Österreich und Deutschland haben sich zusätzlich zur generellen Sonderregelung bei grenzüberschreitendem Home Office auf ein bilaterales „Neo-Abkommen“ geeinigt. Dieses ermöglicht ab dem 1. Jänner 2023 „Telearbeit“ im Ausmaß von bis zu 40 % im Wohnsitzstaat der Arbeitskraft, ohne dass es zu einem Wechsel in der Sozialversicherungszuständigkeit kommt.

Aktualisierte Werte für die Personalverrechnung 2023

ASVG Beitragssätze 2023:

Dienstgeber-Anteil = 21,03 %

Dienstnehmer-Anteil = 18.12 %

ASVG Verzugszinsen:

Die Verzugszinsen betragen 4.63 %

ASVG monatliche Höchstbeitragsgrundlage und Geringfügikeitsgrenze 2023:

Höchstbeitragsgrundlage 2023  = EUR 5.850,-

Geringfügikeitsgrenze 2023 = EUR 500,91

Freiwillige Abfertigungen – Deckelungen 2023:

Jahresviertel 2023 = EUR 52.650,-

Jahreszwölftel 2023 = EUR 210.600,-

Vergleichssummen – Deckelung 2023:

Vergleichssumme Deckelung 2023 = EUR 10.206,- (d.h. 1/5 von EUR 51.030,-)

GSVG monatliche Höchstbeitragsgrundalge 2023:

Höchstbeitragsgrundlage 2023 = EUR 6.825,-

Versicherungsgrenze neue Selbständige 2023:

KV und PV jährlich = EUR 6.010,92

Arbeitslosenversicherung – Grenzbeträge 2023:

Monatliche Beitragsgrundlage für Angestellte / Arbeitgeber

bis EUR 1.885,- = 0 % A03 (-3 %)

ab EUR 1.885,01 bis EUR 2.056,- = 1 % A02 (-2 %)

ab EUR 2.056,01 bis EUR 2.228,- = 2 % A01 (-1 %)

ab EUR 2.228,01  = 3 % (normaler Satz)

Monatliche Beitragsgrundlage für Lehrlinge

bis EUR 1.885,- = 0 % A04 (-1,2 %)

ab EUR 1.885,01 bis EUR 2.056,- = 1 % A05 (-0,2 %)

ab EUR 2.056,01 bis EUR 2.228,- = 1,2 % (normaler Satz)

ab EUR 2.228,01  = 1,2 % (normaler Satz)

Behindertenausgleichstaxe 2023:

0 bis 24 AN = EUR 0

25 bis 99 AN = EUR 292,-

100 bis 399 AN = EUR 411,-

ab 400 AN = EUR 435,-